Nieuw legionellapreventiebeleid bij zorgorganisatie Cordaan werpt vruchten af

Geplaatst op 5 juli 2022

“Iedereen een beetje verantwoordelijk maken, is niet genoeg”

“Het lijkt voor veel mensen vanzelfsprekend dat er veilig water uit de kraan komt, maar in de praktijk vraagt dat de nodige aandacht”, begint Oscar van der Knokke, verantwoordelijk voor vastgoedbeheer en daarmee ook voor legionellapreventie bij Cordaan. Cordaan is een grote zorgorganisatie met zo’n 120 locaties in Amsterdam, Diemen, Huizen en Nieuw-Vennep. Ruim 60 van deze locaties zijn aangemerkt als prioritaire locaties, volgens de legionellawetgeving. Hoe komt en blijft zo’n grote zorgorganisatie als Cordaan beter in control als het gaat om legionellapreventie? Van der Knokke was sinds zijn aanstelling begin 2021 een van de voorvechters van het nieuwe legionellabeleid, dat nu z’n eerste vruchten afwerpt. “Nu we onze organisatieprocessen én technische processen hebben geoptimaliseerd, zijn de legionellawaarden lager en hebben we grip op legionella.” Hoe heeft Cordaan dat aangepakt en welke uitdagingen kwam Van der Knokke tegen?

Veiligheid op 1

“Veiligheid van cliënten, bezoekers en medewerkers staat bij ons op nummer 1 in de prioriteitenlijst”, vertelt Van der Knokke. “Het zit in het DNA en in het organisatiebeleid van Cordaan en daar leveren we maximale inspanning op.” En dat is een voordeel. Zo lukt het Van der Knokke om de handen op elkaar krijgen om intensiever aan de slag te gaan met legionellapreventie. “Winnen gaan we de strijd tegen legionella nooit, maar we moeten wel helemaal in control zijn op zaken die we wel kunnen plannen en organiseren. Voor legionellapreventie geldt: maak het belangrijk. Legionellapreventie is niet iets dat je er even bij doet.” Dat beaamt ook Sietse Hylkema, sales manager bij C-mark, de partij die Cordaan ondersteunt bij legionellapreventie sinds 2019. “In een ideale wereld is er geen legionella. Helaas is dat een utopie. Wat we met z’n allen wel kunnen doen, is legionellapreventie nóg beter borgen en hoger op de agenda plaatsen.”  

Legionellapreventie bij een grote zorginstelling: de uitdagingen

Op de locaties van Cordaan in Amsterdam, was het best een uitdaging om legionellapreventie naar een volgend niveau te tillen. Van der Knokke: “Zowel installatietechnisch als bouwkundig is de situatie in zulke oudere gebouwen niet optimaal. Zo liggen er bijvoorbeeld vaker warm- en koudwaterleidingen dicht bij elkaar, met risico op opwarming van de koudwaterleiding als gevolg. En als die leidingen er eenmaal liggen, dan pak je dat niet zomaar even aan.” Maar dat is niet de enige uitdaging waar Van der Knokke voor stond.

Verloop

Ook het verloop onder het zorgpersoneel vormde een risico, net als de wisselingen van het type zorg voor cliënten. “Tappunten moeten regelmatig gespoeld worden, om legionella te voorkomen. Als een patiënt bijvoorbeeld tijdelijk opgenomen wordt in het ziekenhuis, staat een kamer even leeg. Dan moet het spoelen extra aandacht krijgen. De ene week kan dat kamer 4.13 zijn, de andere week kamer 5.16. Zo moeten locatiemanagers eigenlijk continu alert zijn op situaties die legionella in de hand zouden kunnen werken.” “Bovendien moet een zorgorganisatie altijd openblijven”, vult Hylkema aan. Reden temeer om een zeer strikt legionellapreventiebeleid te voeren.

Basisvoorwaarden voor grip op legionella

Om legionella goed te bestrijden, is volgens Hylkema een aantal basisvoorwaarden nodig. “Een actuele risico-analyse en een actueel beheersplan, goede borging van deze preventieprocessen in de organisatiestructuur én technisch beheer met expertise. Kortom: overzicht én continue verbetering, waarbij de informatie uit de keerklepcontrole of monstername in de nieuwe beheersplannen wordt toegevoegd en de benodigde aanbevolen technische aanpassingen ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. Als dat niet gebeurt, kunt u trouw uw monstername doen, een risico-analyse en een beheersplan hebben, stipt een keerklepcontrole laten uitvoeren en tóch steeds te maken krijgen met legionella-normoverschrijdingen.” 

Nieuw legionellabeleid

“Wij hebben ons legionellapreventiebeleid vorig jaar aangepast, op advies van C-mark”, vertelt Van der Knokke. “Al vóór mijn aanstelling vroeg Cornell van der Molen - verantwoordelijk voor huisvesting binnen Cordaan - C-mark om mee te denken.” Hylkema: “Cornell vroeg heel open of wij eens mee wilden kijken met hoe legionellapreventiebeleid was georganiseerd binnen Cordaan en of dit de beste manier was voor de uitvoerbaarheid en beheersing van de risico’s. We zijn samen gaan kijken naar de organisatiestructuur en welke processen voor het optimaliseren van legionellabeheer verdere optimalisatie vroegen.” Wat Hylkema opviel, was dat de locatiemanagers veel verantwoordelijkheid droegen voor legionellapreventie. “De locatiemanager van de zorglocatie voerde de dagelijkse beheerstaken uit, samen met een locatieverantwoordelijke. Dan vroeg de locatiemanager bijvoorbeeld aan de locatieverantwoordelijke om 25 kranen te spoelen. Maar dat kreeg geen opvolging.”

De locatiemanager als centrale spil

De locatiemanager werd technisch ondersteund door de afdeling Huisvesting, om aanpassingen in de installaties te doen. En ook door de afdeling KAMV, die kwaliteit, arbo, milieu, veiligheid en facilitaire zaken in hun portefeuille hebben. Hylkema: “KAMV coördineerde het legionellabeheer, maar delegeerde de taken binnen Cordaan naar de locatiemanager of de technici. Daarmee lag een groot deel van de verantwoordelijkheid bij de zorglocatie. Maar daar houden ze zich natuurlijk het liefst bezig met de zorg voor cliënten: een kwetsbaar punt voor de legionellapreventie. De aandacht voor legionellapreventie moest ook nog eens concurreren met andere veiligheidsthema’s, zoals brandveiligheid. De locatiemanager heeft bovendien geen uitgebreide kennis van legionellapreventie en kan de uitkomsten van de beheerstaken dus niet duiden.” Van der Knokke: “Op locatie zijn ze druk met medicijnen, wassen en het leven van cliënten zo aangenaam mogelijk te maken. Als zij zich dan ook nog druk moeten maken om legionella, kan het misgaan. Het advies van C-mark was daarom om de verantwoordelijkheid voor legionellapreventie niet zó laag in de organisatie te beleggen.”

Nieuwe taken, rollen en verantwoordelijkheden

Om de legionellapreventie beter te borgen, roept Cordaan medio 2021 een nieuwe functie in het leven. Van der Knokke: “We stelden een coördinator legionellabeheer aan. Frans Klaver – die al een aantal jaar bij Cordaan werkt – gaat die functie invullen. Hij kent de organisatie en hoort veel over nieuwbouw of kamers die leeg staan: belangrijke informatie als het om legionella gaat. En dat niet alleen: hij trekt de verantwoordelijkheid naar zich toe. Monitort of een partij de spoeltaken regelt en analyseert de data die hij krijgt. Daar geeft hij nu opvolging aan.”

Afwijkingen signaleren én bijsturen

En dat pakt goed uit. “Je kunt niet van een locatieverantwoordelijke verwachten dat hij of zij bij het temperaturen van het water kan inschatten wat er moet gebeuren. Dat 45 graden Celsius bijvoorbeeld erg laag is. Komt dat door de begrensde thermostaatkraan of is er iets aan de hand? Data-interpretatie en opvolging is met de aanstelling van Frans beter geborgd.” Toch is de locatiemanager nog niet helemaal ontslagen van verantwoordelijkheden. “Hij of zij moet informatie doorgeven over een ruimte die leegstaat of een extra tappunt dat er bijkomt, zodat we dat kunnen doorvoeren in de risicoanalyse en in het beheersplan”, vertelt Van der Knokke. “Er is een verschuiving gekomen in het voldoen aan wet- en regelgeving van de locatiemanager naar de coördinator legionellabeheer. Hij signaleert afwijkingen en kan bijsturen”, vult Hylkema aan.

C-mark als partner

Cordaan blijft daarmee zelf eindverantwoordelijk voor legionellapreventie. “De rollen, taken en verantwoordelijkheden hebben we opnieuw beschreven. Daarbij hebben we ook gekeken naar de rol van C-mark. Zij worden nóg meer onze partner in de legionellastrijd. Met hun expertise regelen we updates van onze risico-inventarisaties en beheersplannen, die we net voor 60 locaties hebben voltooid. Zij verzorgen ook onze keerklepcontroles en monsternames. We gaan C-mark verder meer inzetten voor consultancy, bij vragen over het voldoen aan wettelijke verplichtingen. Voorheen schakelden we zelf veel met installateurs en met onderaannemers over de technische installatie of alternatieve technieken. Het gaat dan regelmatig om vakjargon. Om risico’s in miscommunicatie uit te sluiten, heeft C-mark nu het contact met onderaannemers. Zij kunnen ook de waarden veel beter interpreteren. Bovendien beoordelen zij de installatie-aanpassingen, waarmee we voor lange termijn betere resultaten halen: preventie bij de bron”, vertelt Van der Knokke.

Digitaal legionellabeheer

C-mark helpt Cordaan ook met digitaal legionellabeheer. Van der Knokke: “We starten binnenkort met het aanleggen van een digitaal legionelladossier. Beheersmaatregelen zoals het spoelen van tappunten of het temperaturen van water gaan we digitaal registreren, bijvoorbeeld met bluetooth thermometers. Dit digitale dossier is voor ons een tool om verder in control te komen. Op één centrale plek documenteren we onze bevindingen, vanaf de verschillende locaties. Zo bouwen we in één overzicht historie op en creëren we inzicht in de data. We controleren zo beter of beheerstaken ook écht zijn uitgevoerd en welke trends we daarin zien.” En dat is nodig. Want op dit moment moet coördinator legionellabeheer Frans Klaver alle papieren registraties van het spoelen en temperaturen nog ophalen en inscannen. “Dat is niet goed te monitoren in een cockpit. Terwijl we proactiever willen handelen in plaats van afgaan op analyseresultaten. Bijvoorbeeld door te kiezen voor vroegtijdig onderhoud van een ketel, als de temperatuur regelmatig lager uitvalt op een tappunt. Het digitale dossier geeft bovendien meldingen over welke beheerstaken op de planning staan, zoals het vervangen van filters in legionellaveilige douchekoppen”, legt Van der Knokke uit.

Resultaat: lagere waarden en meer rust

Eerst inzicht creëren en daarop acteren. Van der Knokke: “Dat inzicht kan soms confronterend zijn, maar door daarop te acteren, hebben we nu wel betere resultaten. We zijn frontaal in de aanval gegaan tegen legionella, in plaats van steeds af te wachten totdat we weer verhoogde legionellawaarden in de analyseresultaten terugkregen. We zien nu overall lagere legionellawaarden, ook bij de technische installaties waar we meer zorg aan hebben. Het kost nu al minder tijd. Op locatie hebben we de locatiemanager werk uit handen genomen, zodat er meer tijd is voor de zorg. En dat is de grootste winst.” Cordaan heeft nog meer plannen, om nóg meer stappen te maken in effectieve legionellapreventie. “We willen het technisch beheer nog verder optimaliseren, door continu te monitoren, instellingen van de installaties te verbeteren en het beheer zo verder te stroomlijnen. We zitten in de drivers seat en dat gaat ons veel opleveren: tijd, geld, zekerheid en rust. Iets op orde houden dat op orde is, kost minder – op alle fronten”, vertelt Van der Knokke.

Een zorg minder, voor de zorg

Op de locaties hebben locatiemanagers echt een zorg minder. Van der Knokke: “Zij hoeven de beheerstaken niet meer zelf te coördineren. De coördinator legionellabeheer komt met een melding, zoals ‘op die kraan op die kamer moeten we nu actie ondernemen’. Bijvoorbeeld dat we het tappunt beter weg kunnen laten halen om de risico’s te verkleinen. Hij komt dus meteen met een oplossing. En daarmee valt een last van de schouders van de locatiemanager, die daardoor veel sneller bereid is om mee te werken.” Hylkema: “Cordaan is nu bezig de voorwaarden te scheppen voor makkelijk en efficiënt legionellabeheer, zonder de uitvoerende en verzorgende organisatie extra te belasten. Dat komt de zorg ten goede. En dat is mooi om te zien!”

Bent u werkzaam binnen een zorginstelling?

En verantwoordelijk voor het legionellabeheer binnen uw zorgorganisatie? We kunnen uw specifieke situatie in kaart brengen en samen met u het meest optimale legionellapreventiebeleid afstemmen. Neem contact op met Eurofins C-mark, we spreken graag de mogelijkheden met u door. Stuur een bericht naar c-mark@ftbnl.eurofins.com, bel 088-831 05 00.